Antes de contarte cuáles son los que consideramos los 15 errores más frecuentes a evitar en un diseño organizacional, pongámonos de acuerdo de qué estamos hablando.

Hoy, muchas personas quieren un entorno de trabajo innovador, flexible y motivador. Incluso, después del confinamiento, que ofrezca libertad para poder teletrabajar.

Las organizaciones también quieren ser más flexibles y ágiles a un nuevo entorno cambiante, complejo e inédito, que algunos bautizaron como VUCA. En esta nueva forma de vivir a la que estamos abocados, la forma en cómo se organizan las entidades y las instituciones también está a debate y cuestión. Hay muchas, y cada vez serán más, que han prescindido de una sede física y se organizan como una red virtual y asíncrona. La tecnología ahora permite eso y más.

El futuro del trabajo es ya, y toca eliminar lo que sobra, lo que no nos gusta, lo que desmotiva a las personas que hacen la organización y crear algo nuevo y mucho mejor. Es la clave en este momento para que algunos negocios sobrevivan y prosperen.

1. ¿Qué se entiende por Diseño Organizacional?

La Universidad de Deusto define el Diseño Organizacional como «el proceso de construir y ajustar la estructura de la organización para conseguir sus objetivos».

Por lo tanto, es, en primer lugar, un proceso. Es algo que se va construyendo día a día. Y, responde a un para qué. Y, es diseño porque se busca adoptar un enfoque más holístico y centrado en el usuario.

Ya no son los accionistas, para los que se busca maximizar la rentabilidad de sus inversiones, sino que también son los propios trabajadores, los clientes y la sociedad en su conjunto los objetivos de las propias organizaciones.

En esta pugna entre lo viejo y lo nuevo, entre las organizaciones flexibles y las rígidas, la forma en que se diseña esa estructura tiene repercusiones. Quien más claro lo ha dicho es el nuevo visionario de la tecnología: Elon Musk.

“Cualquier organización que diseñe un sistema producirá un diseño que copia la estructura de comunicación de dicha organización.”

Elon Musk

1.1. ¿En qué consiste el DO?

El diseño organizacional es mucho más que una mera reconversión digital de las empresas. Es un cambio holístico, en el que los procesos, la transformación cultural y de mentalidad se destinan a un fideterminado. En algunos casos, este fin es que la organización sea más creativa, como sucedió con la empresa Pixar. También puede suceder que se persiga un ambiente de libertad y responsabilidad, como explica el CEO de Netflix en un libro reciente.

«Cuando se tiene una cultura de la culpa, la gente gasta el 60-90% del esfuerzo en cubrir lo que ha hecho en lugar de hacer algo positivo y entender el problema, hacer que el coche vaya más rápido o hacer que las operaciones sean más fluidas».

Rob Smedley (Williams F1) in Performance at the Limit

1.2. ¿Cuáles son los elementos del Diseño Organizacional?

Tradicionalmente, se ha hablado de un triángulo de oro del diseño organizacional, que estaría compuesto por 3 variables:

• Contexto/Entorno: Tu ambiente condiciona tu diseño organizacional. Cuando el entorno es muy predecible, se buscaba una estructura jerárquica basada en muchas reglas. Cuando el entorno es caótico o complicado, se busca un entorno de pruebas para cambiar y equivocarse rápidamente. Esta es la razón por la que ahora muchos CEOs buscan cambiar el diseño organizacional, porque las jerarquías no son ágiles en un entorno VUCA.
• Equipo/Personas: En esta parte nos referimos concretamente a cómo se toman las decisiones. Tradicionalmente, se ha dado por sentado que debía haber una jerarquía. Pero Internet, y su forma de organización distribuida, están abocando al mundo a una nueva era de colaboración, basada en las redarquías.
• Producto: Simon Wardley explica que todos productos pasan por cuatro fases: idea, prototipo, producto y mercancía. Todo evoluciona hasta su automatización. Según la fase de esa evolución, conviene más el diseño de una startup o el de una commodity.

1.3. Tipos de modelo de Organizaciones

En realidad, hay tantos diseños organizacionales como empresas, aunque, básicamente, algunos autores lo reducen a dos tipos: burocracia o procesos participativos. Jerarquía vs. horizontalidad. Entre ambos extremos hay una infinidad gama de grises. Estos son sólo algunos ejemplos:

• Organizaciones fractales.
• Organizaciones ambidiestras.
• Organizaciones auto-organizadas.
• Organizaciones ágiles.

Si te interesa especialmente esta parte, es muy recomendable la newsletter que semanalmente publica Corporate Rebels, analizando casos de las empresas más innovadoras del mundo en su diseño organizacional.

2. Los 15 principales errores en el Diseño Organizacional

Estadísticamente, el 70% de los procesos de transformación en las organizaciones fracasa. Se producen errores de diseño organizacional que puedes evitar.

2.1. Centrarse sólo en los procesos

Las empresas buscan, sobre todo, resultados. Se centran en la parte visible y externa del diseño: las estructuras, los procesos y los comportamientos.

Sin embargo, no tienen en cuenta que todo cambio debe ir acompañado también de una transformación interna: un cambio de cultura y de mentalidad.

El diseño organizacional tiene que armonizar las estructuras y los procesos con los valores y las necesidades de los empleados.

2.2. Seguir una moda

El diseño organizacional no va de copiar por copiar lo que hacen otros, sino lo que nosotros necesitamos para lo que perseguimos. En otras palabras, no todo consiste en ser una fotocopia del famoso ‘modelo spotify‘.

Muchas empresas se lanzan a un cambio organizacional porque lo escuchan en encuentros públicos en los que la competencia expone su caso de éxito. Pero, la mejor forma de lograr un diseño organizacional correcto es experimentar con su propio entorno de trabajo.

2.3. Copiar un modelo convencional de gestión del cambio

Muchas veces, se encarga el diseño organizacional a un consultor externo que ya tiene su propio modelo, a veces porque tiene los derechos para su uso, y lo aplica a todas las empresas que lo contratan, sin tener en cuenta si la dirección o los empleados se sienten inseguros o insatisfechos con él.

El diseño organizacional se trata de decidir qué herramientas y procesos se adaptan a cada situación.

2.4. Querer dominar la complejidad

En un mundo VUCA como el de ahora, algunos directivos tienen la tentación de poner más y más reglas, que sólo ayudan a crear más entropía en la organización y ralentizar sus procesos. En entornos complejos, lo que prima es tener calaros los principios, que nos ayudarán a navegar esa complejidad.

Las reglas fijas, los procesos nos dan estabilidad y orientación. Sin embargo, tan pronto como se eliminan, debemos ser capaces de encontrar la orientación dentro de nosotros mismos y en diálogo con los demás. A eso ayuda mucho tener claro hacia dónde vamos y cuál es el propósito de nuestras acciones.

2.5. Dejar de lado las emociones

Las emociones son el gran elefante en la sala de las organizaciones. Nadie quiere hablar de ellas. Se deben dejar en la puerta. Son incompatibles con el uniforme de trabajo. Pero, luego, los departamentos de márketing, ventas o comercial saben que su trabajo depende de entender las necesidades profundas de sus clientes, reflejadas en sus emociones.

Si el diseño apunta hacia una empresa auto-gestionada en la que no hay jefes, una buena gestión de las emociones por parte de cada persona es más necesaria que nunca. Los jefes suelen dar reconocimiento, seguridad para tomar decisiones. ¿Qué es lo que valoras de tu jefe? Si no está, cada empleado/a tiene que crear esas estructuras dentro de sí mismo. El éxito de la auto-organización depende en gran medida de las capacidades internas de los empleados.

Por ejemplo, si el grupo te encarga algo que no sabes hacer, es bueno reconocerlo en ese momento para variar la decisión y no callarse por miedo, como ocurre habitualmente en los sistemas jerárquicos.

2.6. No análisis previo

Por lo general, al iniciar un proceso de diseño organizacional lo que ahora se busca es cierto nivel de agilidad y auto-organización, sin saber si es el que conviene a las necesidades e intereses de los empleados. El primer paso de un DO es saber dónde estamos y hacia dónde queremos ir.

2.7. Las personas siempre quieren más libertad

En algunos casos, no siempre. Hay personas que tienen una gran necesidad de auto-expresarse y buscan mayores dosis de liberad. Otras, en cambio, prefieren la seguridad y la estabilidad. ¿Sabes qué tipo predomina en tu organización?

2.8. Las jerarquías son malas

En muchas organizaciones, sobre todo las que crean personas más jóvenes, hay una profunda aversión a modelos de jerarquía. Se da por hecho que las jerarquías son malas.

En absoluto. Las jerarquías son muy buenas en el aspecto operativo, pero desmoralizan cuando afectan a los aspectos organizativos. Si jerarquías (de personas, de reglas, de propósitos, o de valores), una organización es el ‘ejército de Pancho Villa’.

Si eres de los que tiene problemas con la jerarquía, es bueno comenzar un proceso de análisis. Si es acompañado de un coach, mejor. Te ayudará a trabajar algunas preguntas clave: ¿Cómo es tu relación con el poder? ¿Para qué quiero el poder? ¿Es algo personal?

2.9. IMPONER UNOS VALORES A LOS EMPLEADOS

En algunos casos, la dirección impone unos valores al resto, los propios. En otras palabras, se buscan seguidores, leales y sumisos, pero se pierde la capacidad de confrontar ideas. Por desgracia, cuando los valores de una organización no son consensuados entre todos sus integrantes, se produce una pérdida de talento por parte de aquellos trabajadores que no se sienten identificados con lo que se premia desde la dirección. Los empleados están motivados si sus propios valores se corresponden significativamente con los valores de la organización.

2.10. LA AUTO-ORGANIZACIÓN FUNCIONA SOLA

Cada vez que escucho, esto lo ‘auto-organizamos’, o aquí hacemos una ‘sociocracia’, sé que ese proyecto va a fracasar. Me ha pasado varias veces. Si no hay la suficiente energía como para que alguien lo lidere y marque el paso al resto, no saldrá del territorio de las ideas.

La auto-organización implica que haya una rápida revisión de lo que se hace, que se practique el feed-back constructivo.

2.11. No crear espacios de confianza

Otro de los motivos de fracaso de un diseño organizacional es no dejar un espacio de confianza y seguro en el que los empleados se atrevan a expresar sus preocupaciones y a superar la timidez. Cuando esto no sucede oficialmente, se hace de forma oficiosa, en conversaciones a escondidas en el cuarto de baño, o en charlas en horario fuera de oficina en las redes sociales.

Al fin y al cabo, somos seres humanos, sociales, y necesitamos compartir nuestros sentimientos. Es una de las condiciones para crear equipos excepcionales.

2.12. pensar que todas las personas tienen la misma visión del mundo

En su libro, Reinventar las Organizaciones, Frederic Laloux explica cómo el ser humano, en su evolución, ha entendido las empresas como una manada de lobos, un ejército, una máquina, una familia y, muy recientemente, como un ser orgánico. Cada una de estas metáforas revela un paradigma, una visión del mundo.

Quienes creen que una organización es una máquina se limitarán a cambiar las piezas que no funcionan por otras. Bueno, le dejarán el trabajo sucio al departamento de recursos humanos. Quienes creen que las organizaciones son familias, buscarán cómo cuidarlas. Se embarcarán en procesos de Agile HR. Quienes creen que las organizaciones son sistemas orgánicos, tienen un trabajo extra: aprender a ser un líder teal.

2.13. Buscar un nuevo diseño organizacional para encubrir los problemas actuales

Un error habitual es pensar que cambiando el diseño organizacional acabará con los problemas actuales de la organización. Es importante sacar primero a la luz los desafíos y dificultades actuales, los conflictos y las tensiones en torno a las cuestiones de liderazgo para después ir al propio diseño.

Si se construye sobre terrenos pantanosos, se hundirá igualmente.

2.14. El líder o la propiedad no quieren liderar

Y, llegan los dos últimos errores, dedicados especialmente a los líderes. A veces se apuesta, como se ha comentado anteriormente, por DO del tipo Sociocracia u organizaciones horizontales. Para lograr una auto-gestión hay dos pasos que dar. En primer lugar, que el líder asuma que el poder es suyo. ¿Por qué? Porque el liderazgo y el poder sólo pueden ser cedidos si han sido realmente aceptados de antemano.

2.15. El líder o la propiedad se resisten a soltar el poder

La segunda fase para lograr diseños organizacionales basados en la auto-organización consiste en dejar el poder. Si esto no sucede, si hay una transferencia incompleta del poder, sólo saldrán adelante las cosas que satisfagan al jefe. Ese es el gran error de quienes quieren introducir un diseño horizontal sin renunciar completamente al poder. Quienes mejor explican este error son Joana Breidenbach y Bettina Rollow (Autor) en su libro ‘New work need inner work‘.

Si te ha gustado los asuntos que se abordan en este artículo y/o interesa el Diseño Organizacional, hay una buena noticia para ti: ya está abierta una nueva edición del Curso de Diseño Organizacional, que está co-organizado por Thinking With You, SenseTribe, Gerardo Barcia y 9Brains.

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